Als je als bedrijf auto’s van de zaak ook voor privégebruik ter beschikking stelt, krijg je in verschillende opzichten te maken met de autokostenfictie (autokostenforfait). Dit is een fiscale regeling die van toepassing is wanneer een werkgever een auto ter beschikking stelt aan een werknemer voor zowel zakelijk als privégebruik. Om er voor te zorgen dat je als werkgever niets over het hoofd ziet, hebben we de belangrijkste punten in het auto van de zaak stappenplan voor je op een rijtje gezet.
Het auto van de zaak stappenplan:
- Inventariseer het aantal auto’s dat ter beschikking is gesteld voor privégebruik en identificeer welke werknemers hiervan gebruikmaken.
- Controleer of er contracten zijn gesloten met de werknemers voor de ter beschikking gestelde auto’s. Bevatten deze contracten alle relevante voorwaarden?
- Maak schriftelijke afspraken met werknemers over eventuele eigen bijdragen voor privégebruik en zorg ervoor dat deze duidelijk zijn vastgelegd.
- Onderzoek uit welke onderdelen een eigen bijdrage van een werknemer kan bestaan, zoals brandstofkosten, onderhoudskosten en verzekeringen.
- Controleer of er voor bepaalde auto’s afwijkende regelingen gelden en zorg ervoor dat deze correct worden toegepast.
- Zorg ervoor dat de cataloguswaarde en CO2-klasse van de auto’s op een correcte manier worden vastgesteld om de juiste bijtelling voor privégebruik te kunnen berekenen.
- Verifieer of de bijtelling voor privégebruik correct wordt toegepast bij de loonaangifte. Is deze in overeenstemming is met de geldende regelgeving?
- Controleer of eigen bijdragen van werknemers op de juiste wijze worden verwerkt in de loonaangifte. Zorg voor een correcte aftrek van de bijtelling.
- Hou een gedegen administratie bij waarom een bijtelling achterwege blijf. Denk ook aan eventuele rittenregistraties, verklaringen, verboden en ander bewijsmateriaal.
- Implementeer een systeem om rittenregistraties bij te houden en voer steekproefsgewijze controles uit om de nauwkeurigheid ervan te waarborgen.
En vervolgens…
Na deze 10 stappen ben je er nog niet. Controleer namelijk ook of er autokosten worden vergoed. Identificeer vervolgens ook eventuele bijzondere situaties waarin de autokostenfictie van toepassing is, zodat deze correct kunnen worden verwerkt in de loonadministratie. Tot slot is het belangrijk om er voor te zorgen dat alle situaties waarin geen bijtelling plaatsvindt, traceerbaar zijn in de loonadministratie, met alle benodigde documentatie en informatie.
Bron @Nextens
