Als een werkgever regelt dat sommige werknemers kunnen meerijden met hun collega’s, mag hij deze meerijders daarnaast geen onbelaste reiskostenvergoeding toekennen.
Onbelaste reiskostenvergoeding
Werknemers die in het kader van hun dienstbetrekking reiskosten maken, kunnen van hun werkgever onder voorwaarden en binnen bepaalde grenzen een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding ontvangen. Hierbij telt woon-werkverkeer ook als reizen in het kader van de dienstbetrekking. De werkgever moet de reiskostenvergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon, wil de vergoeding onbelast zijn. Voor zover de reiskostenvergoeding het gericht vrijgestelde deel overtreft, moet de werkgever daar 80% eindheffing op toepassen. Voor wat betreft de reiskosten van werknemers onderscheidt de wet de volgende situaties:
- Het vervoer vindt plaats per taxi, luchtvaartuig of er is sprake van ververvoer vanwege de inhoudingsplichtige.
- De werknemer reist per openbaar vervoer zonder dat sprake is van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.
- Overige situaties.
Vervoer per taxi of vluchtvaartuig
De kosten van zakelijk vervoer door werknemers per taxi of luchtvaartuig zijn onbelast te vergoeden regen de werkelijke waarde. Maar dit is niet het geval voor zover sprake is van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.
Vervoer vanwege de inhoudingsplichtige
Als de werkgever of een andere inhoudingsplichtige zelf het vervoer van de werknemers organiseert, is sprake van zogeheten vervoer vanwege de inhoudingsplicht. Daarbij valt te denken aan vervoer met een auto van de zaak, een personeelsbus of het organiseren van een carpool. Maar ook als de inhoudingsplichtige plaatsbewijzen voor het openbaar vervoer aanschaft en verstrekt aan de werknemers, is sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Maakt een werknemer gebruik van vervoer vanwege de werkgever? Dan kan hij daarnaast geen onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen. Een eventueel betaalde vergoeding is belast, maar desnoods aan te wijzen als eindheffingsloon.
Meerijder krijgt onbelaste reiskostenvergoeding
In een zaak voor Hof Den Haag hebben de werknemers van een vof bij diverse vestigingen van horeca en bij vakantieparken schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Daarbij gaat het om afwaswerkzaamheden bij een hotel en een partycentrum. De vof heeft in 2017 € 66.566 en in 2018 € 85.474 onbelast als reiskostenvergoeding aan haar werknemers uitbetaald. Uit de nachtelijke waarnemingen ter plaatste is echter gebleken dat de vof het meerijden van werknemers heeft geregeld. Daardoor mag de vof de meerijders geen onbelaste reiskostenvergoeding toekennen. De inspecteur merkt de aan de meerijders toegekende reiskostenvergoeding aan als loon. Hij legt de vof daarom naheffingsaanslagen loonheffingen op. De vof tekent beroep aan tegen deze aanslagen. Zij stelt dat de naheffingsaanslagen alleen zijn gebaseerd op informatie van ex-werknemers en werknemers van een ander bedrijf.
Reiskostenvergoeding meerijder is niet onderbouwd
Maar het hof stelt vast dat de controleambtenaren de bij derden verkregen informatie hebben gebruikt tijdens het boekenonderzoek ter beoordeling van de administratie van de vof. De naheffingsaanslagen zijn daarmee niet alleen gebaseerd op informatie van derden. Bovendien weet de vof de onbelaste reiskostenvergoeding niet te onderbouwen. Zij geeft bijvoorbeeld geen enkel concreet inzicht in de routes die de werknemers afleggen, de duur en de frequentie van het reispatroon. De vof maakt evenmin duidelijk of sprake is geweest van vervoer met eigen auto, al dan niet met meerijders, of dat sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Bovendien zijn de verklaringen van de werknemers van de vof consequent. De correctie van de Belastingdienst blijft daarom grotendeels in stand.
Werknemer reist met openbaar vervoer
Reist de werknemer met het openbaar vervoer reist zonder dat sprake is van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige? Dan mag de werkgever hem een reiskostenvergoeding toekennen van € 0,19 (€ 0,21 vanaf 1 januari 2023) per kilometer. De werkgever mag echter een hogere vergoeding toekennen als de werkelijke kosten hoger zijn dan € 0,19 en de vergoeding is vastgesteld op basis van de werkelijke kosten. Deze hogere vergoeding is maximaal gelijk aan de werkelijke kosten van het openbaar vervoer. Overigens komt de reiskostenvergoeding bij de werknemer in mindering op zijn eventuele reisaftrek in de inkomstenbelasting.
Overige situaties
Buiten de eerder behandelde uitzonderingen bedraagt de reiskostenvergoeding die een werkgever zijn werknemers mag vergoeden € 0,19 per kilometer. In 2023 zal dit bedrag stijgen naar € 0,21 per kilometer en per 1 januari 2024 naar € 0,22 per kilometer.
Vaste kostenvergoeding
Kent de werkgever zijn werknemer een vaste kostenvergoeding toe? Dan moet de berekening van deze kostenvergoeding gebaseerd zijn op een onderzoek naar de werkelijke kosten. Anders behoort de vaste kostenvergoeding gewoon tot het aangewezen eindheffingsloon. Dat betekent dat die kostenvergoeding beslag legt op de vrije ruimte. Een werkgever kan zijn werknemer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toekennen als die werknemer op jaarbasis doorgaans naar een of meer vaste arbeidsplaatsen reist. Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij de desbetreffende arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk minimaal 70% x 52 weken = 36 weken zal bezoeken. Eindigt de dienstbetrekking gedurende het kalenderjaar? Dan mag men uitgaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt. Deze praktische regeling is naar evenredigheid toepasbaar voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist.
Hoogte vaste reiskostenvergoeding
De toegestane onbelaste vergoeding voor reiskosten op jaarbasis is in principe: 214 x factor b x € 0,19. De toegestane vaste onbelaste vergoeding per maand of per week is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door respectievelijk 12 of 52. Bij deze berekening gaat de werkgever uit van 214 reguliere werkdagen. Dat aantal is na de vermindering met het gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte). Maakt de werkgever aannemelijk dat bij hem het aantal reguliere werkdagen minimaal 267,5 is? Dan mag hij uitgaan van dat hogere aantal. Daarnaast geldt als uitgangspunt een maximale totale reisafstand (heen en terug) van 150 kilometer per dag. Bij een langere reisafstand is nacalculatie verplicht.
Bron @Taxence
